ビジネス文書の書き方
1. 文書サンプルと概要

文書の例を図に示しています。それでは、ビジネス文章の典型的な構造を、文書の上部から順にみていきましょう。

文書の上部には、この文書の概要として、発行日、宛先、作成者、タイトルを順に書きます。

まず、最上段に右詰めで、発行日を書きます。公式でない社内文書や、発行日が特に定まっていない場合は、作成日を書きましょう。また、たとえばプレス リリース、社内通達などのように文書番号がある場合は、日付の上に併記します。

続いて、宛先を右詰で書きます。会社名、部署名で終わる場合は「御中」、担当者名(個人)の場合は「様」をつけます。会社名と担当者名を併記する場合は、担当者名の前で改行します。このとき、会社名には「御中」を書かず、担当者名だけに「様」をつけます。会社名の「株式会社」はそのまま表記し、「(株)」と略すのはよくありません。「一般社団法人」「公益社団法人」などの団体名も同様に省略せず表記します。

発行者を右詰めで表記します。簡単には、会社名、発行部署、担当者名とします。必要に応じで連絡先(電話番号、ホームページ アドレス)を併記しましょう。

文章のタイトルを中央揃えで表記します。目立たせたい場合、やや大きな文字サイズ、あるいは太文字、下線などで強調するとよいでしょう。

次に本文分を書きます。書き出しには「拝啓」、書き終わりには「敬具」をつけます。これらはセットで、どちらが欠けてもいけません。また、「拝啓」で書き始めたときは必ず、時候のあいさつを続けます。

箇条書きで表記するものがあるときは、「記」と「以上」で挟んで表記します。会場、集合場所、日時など、文章で続けて書くとわかりにくく、箇条書きが適している場合に使用します。この欄は、必要に応じで使用するため、この部分がない文書もあります。あくまでも、「記」〜「以上」は補足内容であるので、「拝啓」〜「敬具」を省略して「記」〜「以上」だけの文書はそもそも存在しません。また、この部分に文章を書いてはいけません。

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